Fim de mês sem caçar documento de cliente em vinte conversas diferentes.
Pedidos de nota, guias, folha e dúvida de imposto chegam no mesmo painel, divididos por setor. A equipe cobra documento em lote e responde com o histórico do cliente na tela.
Atendimentos
Novo
Marina Couto
#482Vocês entregam no sábado?
2Studio Lume
#481Vi o post, qual o valor do plano?
1
Rafael Nunes
#479Ligação pelo WhatsApp · 3:12
4 minClínica Bem Estar
#476Segue o comprovante em anexo
9 min
Paulo Henrique
#471Obrigado, resolveu!
12 minMarina Couto #482Atendendo
Loja CentroVendasJúlia
🔒 NOTA INTERNA · SÓ A EQUIPE VÊ
Júlia: cliente recorrente, oferecer o frete grátis.
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Marina Couto
5511987654321
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Empresas que já organizaram o atendimento com o VoxChat
Contabilidade
Isso acontece por aí? Veja como fica com o VoxChat.
Hoje
No fechamento, o cliente manda nota, extrato e comprovante para quem estiver online, e metade se perde no meio da conversa.
Com o VoxChat
Cada cliente tem o seu histórico com todos os arquivos. Fiscal, folha e contábil têm filas próprias, e cada pedido vai para quem cuida dele.
Hoje
Cobrar documento pendente de dezenas de clientes, um por um, toma dias da equipe.
Com o VoxChat
Envio em massa para a lista de quem ainda não mandou, com o nome de cada cliente na mensagem. Quem responde volta direto para a fila do setor.
Hoje
O cliente liga para tirar dúvida e ninguém registra o que foi falado.
Com o VoxChat
A ligação toca no painel, é gravada e fica no histórico, junto das mensagens daquele cliente.
Hoje
Guia e boleto enviados pelo WhatsApp pessoal do analista, sem a empresa saber o que saiu.
Com o VoxChat
Tudo sai pelo número do escritório, com registro de quem enviou, quando e para quem.
Na prática
O fechamento do mês, organizado
- 1
No dia 25, sai uma campanha para os clientes com documentos pendentes: “Oi, Carla, faltam as notas de entrada de outubro”.
- 2
Quem responde com arquivo cai na fila Fiscal, já com o histórico do cliente.
- 3
A analista confere, responde com uma mensagem pronta e marca a etiqueta “documentos ok”.
- 4
No dia 5, uma mensagem agendada lembra do vencimento das guias para quem ainda não pagou.
No dia a dia
O que contabilidade faz no VoxChat.
- Cobrança de documentos do mês em lote
- Envio de guias, boletos e folha com registro
- Fila separada para fiscal, folha, contábil e societário
- Lembrete agendado de vencimento de imposto
- Atendimento de dúvidas com o histórico do cliente na tela
- Abertura de empresa: coleta de dados por fluxo
- Ligações gravadas para orientação ao cliente
Canais que mais fazem diferença
WhatsApp Oficial
Número oficial do escritório, com o nome verificado, para enviar guia e documento com segurança.
Clientes que mandam XML e planilha por e-mail chegam no mesmo painel, sem trocar de ferramenta.
Ligações WhatsApp
Orientação por telefone com gravação, registrada no cliente.
Recursos que mais usam
Departamentos e Filas
Fiscal, folha, contábil e societário com filas próprias e carteira por analista.
Notificações Inteligentes
Mensagens agendadas para vencimento de imposto e cobrança de documento.
Respostas Rápidas
Respostas prontas para as dúvidas que se repetem todo mês.
Relatórios e Dashboards
Quanto tempo a equipe leva para responder e quais setores estão sobrecarregados.
Além do básico
O que o VoxChat junta num lugar só.
Filas e setores
Cada conversa vai para quem deve responder.
Vendas, Suporte, Financeiro: cada setor tem a sua fila, e cada atendente vê só o que é dele. O cliente da carteira volta sempre para a mesma pessoa, e fora do horário recebe uma resposta automática.
- Transferência entre pessoas e setores
- Carteira de clientes por atendente
- Visão de quem está esperando e há quanto tempo
Vendas
Suporte
Financeiro
Carteira de clientes
A Marina sempre volta para a Júlia. Fora do horário, ela recebe “voltamos às 8h” e a conversa espera na fila.
Fluxos e automações
Automação sem precisar programar.
Monte o caminho da conversa num editor visual: menu de opções, perguntas que preenchem a ficha do cliente com validação de CPF e e-mail, envio para o setor certo ou para o agente de IA.
Quando
Cliente manda a primeira mensagem
Menu
1) Comprar · 2) Suporte · 3) Financeiro
Pergunta
Qual o seu CPF? → confere se é válido e grava na ficha
Se for cliente
Vai para a fila do Suporte
Se não for
Agente de IA responde
Agentes de IA
Uma IA que prova que serve antes de falar sozinha.
O agente aprende com o conhecimento da sua empresa e começa sugerindo respostas. A equipe aprova ou corrige, e um placar mostra o quanto ele acerta. Quando bater a meta, você decide se ele já pode responder sozinho. Ele sempre se apresenta como IA e passa para uma pessoa quando precisa.
- Modo sombra: sugere, a equipe aprova
- Responde com base na sua base de conhecimento
- Confirma com o cliente antes de qualquer ação
Cliente
Vocês abrem no feriado de quinta?
Oi! Aqui é a assistente virtual da loja 😊 No feriado de quinta abrimos das 9h às 13h. Posso ajudar em mais alguma coisa?
Fonte: Horários de funcionamento · base de conhecimento
Bateu a meta: você decide se ele já pode responder sozinho.
Relatórios e análise com IA
Saiba o que acontece no atendimento sem ler conversa por conversa.
Tempo até a primeira resposta, resolução, reaberturas e transferências, por setor e por pessoa. E a IA lê cada atendimento encerrado e aponta os assuntos da semana, o que ficou pendente e o sentimento do cliente, mostrando as mensagens que comprovam.
Primeira resposta (mediana)
6 min
- Assunto nº 1: prazo de entrega (38 conversas)
- 4 clientes saíram sem resposta sobre troca
- “Já é a terceira vez que pergunto da troca” — prova, na conversa de 14/10
API Oficial ou WhatsApp Web?
Para enviar guia e documento a muitos clientes, a API Oficial dá estabilidade e número verificado. Como a cobrança da Meta é por mensagem, vale analisar a EcoVox, que paga por conversa. Escritórios menores podem começar pelo WhatsApp Web.
Entenda a diferença →Segurança
A conversa do seu cliente fica só com quem precisa ver.
- Cada pessoa vê só os canais, setores e grupos que pode
- Opção de esconder o telefone do cliente dos atendentes
- Senha forte obrigatória e proteção contra tentativas em massa
- Histórico de tudo o que foi feito, por quem e quando
- Senhas e chaves guardadas criptografadas
- Backup de hora em hora, com teste de restauração automático
Perguntas frequentes
Perguntas de quem é de contabilidade.
Dá para cobrar documento de todos os clientes de uma vez?+
Sim. Com o envio em massa, você escolhe a lista ou a etiqueta, personaliza com o nome de cada cliente e acompanha quem recebeu, leu e respondeu. Quem responde cai na fila do setor certo.
Cada analista vê só os clientes dele?+
Pode ver. A carteira de clientes liga cada cliente ao seu analista, e as permissões definem quais setores e canais cada pessoa enxerga.
Os arquivos que o cliente manda ficam guardados?+
Ficam no histórico da conversa daquele cliente, junto de todas as mensagens, para qualquer pessoa autorizada encontrar depois.
O VoxChat usa a API Oficial do WhatsApp (Meta)?+
Sim. O VoxChat trabalha com a API Oficial do WhatsApp Business da Meta e também com o WhatsApp Web por QR Code. Você escolhe a modalidade que faz mais sentido para a sua operação, e nossa equipe ajuda nessa decisão na implantação.
Qual a diferença entre API Oficial, EcoVox e WhatsApp Web?+
A API Oficial é a conexão homologada pela Meta: mais estável, com ligações pelo WhatsApp, mas exige modelo aprovado para iniciar conversa depois de 24 horas e a Meta cobra por mensagem. A EcoVox também usa a API Oficial, mas o seu número paga por conversa: só o modelo (template) que abre a janela de 24 horas, e não cada mensagem; e pode usar grupos; ela depende de uma análise da nossa equipe para confirmar se o seu WhatsApp pode ser habilitado. O WhatsApp Web conecta por QR Code, não tem custo da Meta e permite grupos, mas não é oficial e pode desconectar.
A Meta agora cobra por mensagem. Tem como pagar menos?+
Tem. Desde outubro de 2026 a API Oficial do WhatsApp cobra por mensagem enviada, o que encarece bastante o atendimento. Com a EcoVox, a nossa equipe técnica analisa o seu número e, se ele estiver habilitado, você continua na API Oficial, mas pagando apenas por conversa: só o modelo (template) que abre a janela de 24 horas, sem custo para as mensagens dentro dela. Isso reduz muito o gasto com a API Oficial, e ainda abre a possibilidade de usar grupos de WhatsApp.
Outros segmentos
Veja o VoxChat funcionando em contabilidade.
A gente monta a demonstração com os seus canais, sua equipe e o seu jeito de vender.